Le mois dernier, Jason Fried et David Heinemeier Hansson, fondateurs de Basecamp, une entreprise de logiciels de la Sillicon Valley, ont sorti “It doesn’t have to be crazy at work”.
Il se trouve que chez Bloomr, nous utilisons leur logiciel et la promesse de l’ouvrage nous a immédiatement interpellés.
Car en substance, le message des auteurs est : stop à la frénésie dans les entreprises ! Aujourd’hui, on travaille plus pour en faire moins. Ralentissons. Faisons moins mais mieux. Il n’y a aucune raison valable pour que ce soit “la folie au travail”.
Dans cet ouvrage qui s’adresse tout particulièrement aux dirigeants d’entreprise, les auteurs dénoncent les pratiques répandues qui mènent à des environnements de travail non seulement stressants et anxiogènes mais qui plus est contre-productifs.
Ils soulèvent ainsi toute une série d’absurdités auxquelles il est temps de mettre fin, et s’appuient sur leur propre expérience chez Basecamp pour fournir des conseils pour une façon de travailler plus saine, intentionnellement calme et modérée, mais non moins efficace.
Florilège.
“C’est une grande famille” entend-on souvent pour décrire les relations au sein de certaines organisations (particulièrement les startups). Une expression qui n’a pas lieu d’être.
Vos collaborateurs peuvent tout à fait avoir plaisir à travailler ensemble, se soucier les uns des autres, être solidaires, mais ils ne forment pas pour autant une famille.
La différence, c’est qu’on est généralement entièrement dévoué à sa famille, capable pour cela de s’oublier, de faire des sacrifices, de se plier en douze. Il n’y a pas de raison d’attendre cette attitude d’un collaborateur.
L’entreprise n’est pas là pour prendre le pas sur la famille, c’est même un comportement malsain. L’entreprise est là, au contraire, pour soutenir les familles, pour favoriser des environnements de travail suffisamment bons pour que chacun puisse passer du temps de qualité avec sa propre famille. En dehors du bureau.
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Il n’y a rien de pire qu’un manager qui félicite quelqu’un pour son excellente “conscience professionnelle” sous prétexte que cette personne est constamment présente, joignable et à l’oeuvre. Ce n’est en aucun cas un signe de “conscience professionnelle”.
La conscience professionnelle, c’est respecter ses engagements, faire de son mieux chaque jour, respecter son travail, le client, les collègues, sans perdre du temps ni générer plus de travail que nécessaire pour les autres. C’est être une personne fiable avec qui on a envie de travailler.
Les dirigeants ne peuvent pas promouvoir l’équilibre vie pro-vie perso s’ils ne montrent pas eux-mêmes la voie, s’ils sont sans arrêt au travail, sans arrêt joignables, à se sacrifier pour l’entreprise sans jamais prendre de vacances, de jour de congés. L’addiction au travail est une maladie contagieuse. Ce sont aux dirigeants et managers de montrer l’exemple.
Certains avantages accordés aux salariés les incitent d’une façon insidieuse à passer plus de temps au bureau: dîners offerts, service de conciergerie, bières gratuites les vendredi…
Les avantages devraient au contraire permettre aux collaborateurs de profiter de leur temps en dehors du travail, pour vivre des vies globalement plus épanouissantes. Ils devraient leur profiter d’abord à eux. Par exemple, Basecamp finance les vacances de ses employés, instaure les weekends de trois jours l’été, et offre également une participation à des cours pris par les collaborateurs, quels qu’en soit la nature (instrument de musique, cuisine, etc).
Evitez que le travail s’immisce en dehors des horaires de bureau. Travailler cinq jours par semaine, c’est suffisant.
De même, quand quelqu’un part en vacances, il n’est pas normal d’attendre de cette personne qu’elle lise ses mails, encore moins qu’elle y réponde. Chacun devrait être en droit de se déconnecter complètement, sans avoir de comptes à rendre à qui que ce soit. (Basecamp a également testé les vacances illimitées mais qui ont eu l’effet contraire à celui attendu : les salariés n’osaient finalement pas prendre leurs vacances).
40h par semaine suffisent largement pour faire du bon travail et être efficace. Voire moins. SI ces 40h là sont effectivement passées à travailler, en étant concentré, efficace. Le problème c’est que bien souvent, ce n’est pas le cas. Ce sont 40h de réunions, d’intermèdes, d’interruptions, de multitâches, de 5mn par ici et 15mn par là.
On a pris l’habitude d’accuser Facebook, Twitter et autres réseaux sociaux d’être à l’origine de toute les distractions au travail, mais c’est faire l’impasse sur le fait que la vraie distraction n’est pas externe à l’entreprise mais interne. Elle vient du manager qui demande toutes les 5 minutes comment ça va, des réunions sans intérêt ni but, de la promiscuité des open spaces, des appels des uns, des conversations des autres…. Autrement dit, de tous les effets secondaires des modes de travail actuels.
Il est donc essentiel de protéger le temps et l’attention de vos collaborateurs.
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Cessons l’exigence d’instantanéité, exacerbée par l’instauration des outils de communication en temps réel, qui nous pousse à attendre une réponse immédiate de n’importe qui à tout moment de la journée. A la place, partons du principe que la réponse arrivera en temps voulu, lorsque la personne sera disponible…sans qu’il n’y ait mort d’homme !
Le statut par défaut de chacun devrait être “j’essaie de travailler, merci d’éviter de me déranger et de respecter ma concentration”.
Dans beaucoup d’entreprises, les disponibilités des uns sont à la merci des besoins des autres. Si on a besoin de l’avis ou d’une information d’un collègue, il suffit d’ouvrir son agenda, et de caler un point à n’importe quelle heure de la journée. C’est merveilleux pour celui qui a besoin de l’ information, mais terriblement frustrant lorsqu’on finit par perdre totalement le contrôle de son emploi du temps et qu’on n’a plus une minute pour se charger de ses propres missions. D’autant que 9 fois sur 10, la demande en question ne relève pas d’une urgence absolue. Le temps est précieux, on ne devrait pas pouvoir court-circuiter celui des autres si facilement.
Basecamp a instauré le principe d’horaires de bureau : chacun tient une sorte de permanence, sur des plages horaires bien précises pendant lesquelles il est disponible pour répondre aux questions. En dehors de ces plages horaires, toute question attendra. Résultat : un contrôlé accru de son emploi du temps, moins de stress, plus de concentration.
Autre politique mise en place : pour obtenir un rendez-vous, il faut le mériter. Il ne suffit pas de s’introduire dans un agenda et de coller une réunion. D’ailleurs, c’est impossible, puisqu’aucun calendrier n’est partagé.
Les open space ont souvent des répercussions dramatiques sur le niveau sonore, le manque de confidentialité, l’attention… Or, nous avons besoin de calme pour nous concentrer, réfléchir, être créatifs et efficaces.
Il ne s’agit pas de réhabiliter les bureaux individuels, mais d’arrêter de faire comme si l’open space voulait dire que tout le monde pouvait être en permanence disponible, interrompu, dérangé, passer ses appels en toute impunité ou papoter dans les couloirs.
L’open space devrait plutôt être assimilé à une bibliothèque. Dans une bibliothèque, on est là pour lire et travailler en silence. C’est un sanctuaire pour l’esprit.
Partons du principe que si quelqu’un est à son bureau, c’est qu’il travaille et qu’il a besoin de rester concentré. On ne l’interrompt pas. On ne pollue pas son environnement sonore. Les réunions, conversations à haute voix et appels doivent avoir lieu dans des espaces dédiés, loins des oreilles des autres.
Si cela vous semble irréaliste, faites un test sur une journée et vous verrez la différence.
Le recrutement est une affaire délicate, mais vous pouvez augmentez vos chances de recrutez les bonnes personnes en passant d’une approche “scolaire” du recrutement qui consiste à étudier le CV et engager les personnes avec les bons diplômes, les bonnes expériences, les compétences techniques idéales, à une approche plus pragmatique. Evaluez les candidats en les mettant face à des projets concrets afin qu’ils puissent montrer leur potentiel.
Plutôt que de recruter des personnes aux profils identiques, composez votre organisation de gens de différents milieux, différente éducation, différentes expériences. La variété favorise l’émulation et les idées nouvelles.
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On pense parfois que sous prétexte qu’elle a de l’expérience sur un poste similaire, une personne peut être opérationnelle dès son arrivée dans l’entreprise. C’est illusoire ! Parce que deux entreprises ne fonctionnent jamais pareil, que les process sont différents, les modes de fonctionnement, la culture. Il faut du temps pour comprendre tout cela, pour identifier les personnes ressources et pour être efficace à un poste.
Ne pas le reconnaitre risque de placer la barre trop haut pour les nouveaux arrivants et de générer de la frustration.
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Le talent ne vaut pas la peine de se battre. Ce n’est pas une ressource limitée dont vous disposez ou non. D’ailleurs ce n’est pas parce qu’une personne excelle dans une organisation qu’elle obtiendra les mêmes résultats dans la votre.
Envisagez plutôt le talent comme quelque chose dont il faut prendre soin, et dont les graines sont déjà disponibles partout dans le monde si vous êtes prêtes à faire le nécessaire pour les faire grandir.
Même la plus belle orchidée du monde risque de mourir si vous n’en prenez pas soin. Alors que si vous prenez garde à offrir un environnement approprié, avec un peu de patience, vous pourrez faire pousser de magnifiques orchidées. Inutile de voler celles du voisin !
Corollaire : ne recrutez pas les personnes uniquement pour qui elles sont aujourd’hui mais pour qui elles peuvent devenir.
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Dans beaucoup d’entreprises, la seule façon d’avoir un salaire juste au moment du recrutement est d’être un fin négociateur. Ce que la plupart des personnes ne sont pas, et c’est source de frustration et de doutes. Cela crée aussi des inégalités entre les salariés, chacun se demandant si son salaire est juste. Ce n’est pas la meilleure façon de démarrer du bon pied.
Chez Basecamp, les salaires ne se négocient pas. Les augmentations non plus. Toutes les personnes qui occupent un même poste à un même niveau reçoivent le même salaire, et ce salaire est indexé sur les 10% supérieurs du marché. C’est, selon les auteurs, une des raisons qui expliquent le faible taux de turnover chez Basecamp (50% des employés sont dans l’entreprise depuis plus de 5 ans)
Beaucoup de ces conseils semblent relever du bon sens, mais gagneraient à être suivis par le plus grand nombre. Chacun a son rôle à jouer pour contribuer à une ambiance de travail plus saine, respectueuse et propice à l'efficacité.
Mettre fin à la frénésie quotidienne, c'est avant tout instaurer une culture écologique de la gestion du temps.
Nous avons conçu une formation en ligne pour aider les collaborateurs à adopter une organisation personnelle efficiente au quotidien et un mode de fonctionnement à la fois écologique et efficace, dans le respect des exigences de leur fonction et de leurs propres objectifs.
